Federación Argentina de la Magistratura y la Función Judicial

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Lunes 10 de Agosto de 2009

Normativa de la Provincia de Santa Fe




LA SITUACION DE LOS SECRETARIOS DEL PODER JUDICIAL EN LA PROVINCIA DE SANTA FE

Los jueces de nuestro país gozan de independencia en relación a los otros dos poderes del Estado, a las partes del litigio y respecto de los demás integrantes del Poder Judicial.
Para garantizar esa independencia el ordenamiento legal los rodea de distintas garantías: inamovilidad, por lo que duran en sus cargos mientras mantengan su buena conducta y sólo son removibles mediante la realización de un jurado de enjuiciamiento o juicio político dependiendo el cargo de que se trate; designación mediante un proceso en el que interviene el Consejo de la Magistratura, e intangibilidad de sus remuneraciones (art. 110 de la Constitución Nacional y art. 88 de la Constitución de la Provincia de Santa Fe).

ARTICULO 110 CONSTITUCION NACIONAL: “Los  jueces  de  la  Corte  Suprema  y  de los  tribunales  inferiores de la Nación conservarán sus empleos mientras dure  su  buena    conducta,  y  recibirán  por  sus  servicios  una
compensación que determinará  la  ley, y que no podrá ser disminuida
en  manera alguna, mientras permaneciesen  en  sus  funciones.” 

ARTICULO 88 CONSTITUCIÓN DE LA PROVINCIA DE SANTA FE: “Los magistrados y funcionarios del ministerio público son inamovibles mientras conserven su idoneidad física, intelectual y moral y el buen desempeño de sus funciones. Cesa su inamovilidad a los sesenta y cinco años de edad si están en condiciones de obtener jubilación ordinaria. No pueden ser ascendidos ni trasladados sin su consentimiento previo. Perciben por sus servicios una retribución que no puede ser suspendida ni disminuida sino por leyes de carácter general y transitorio, extensivas a todos los Poderes del Estado.”
Tales garantías plasmadas constitucionalmente no alcanzan a los secretarios judiciales de la mayoría de las Provincias de nuestro país, incluso la de Santa Fe. La figura del secretario carece de status legal y constitucional. Sin embargo, hay que destacar que ya hay Provincias que han consagrado la inamovilidad y la intangibilidad respecto de todos los funcionarios integrantes del Poder Judicial  –art. 154 Constitución de la Provincia de Córdoba (2001); arts. 193, 194 y 195 de la Constitución de la Provincia de Entre Ríos (2008); art. 199 de la Constitución de la Provincia de Río Negro (1988)-.
Nuestro Código de Procedimiento Civil y Comercial de la Provincia de Santa Fe, así como la Ley Orgánica del Poder Judicial N° 10.160, atribuye al secretario una serie de funciones, algunas convertidas en obligaciones cuyo incumplimiento es sancionado como falta grave.
Así, podemos enumerar:
1) Pueden ser separados del cargo cuando estén comprendidos en alguna de las causales de recusación del art. 10 C.P.C.C. y por falta grave en el desempeño de sus funciones, sin trámite ni recurso alguno (art. 12 C.P.C.C.).
ARTICULO 12 C.P.C.C. “Los funcionarios del ministerio público, los secretarios y demás empleados no son recusables. El juez o tribunal podrá dar por separados a los primeros cuando estén comprendidos en alguna de las causales del artículo 10. Los secretarios y empleados podrán serlo en el mismo caso y por falta grave en el desempeño de sus funciones. Todo ello previa averiguación verbal de los hechos y sin ningún trámite ni recurso. Igual procedimiento se observará respecto del juez comisionado para alguna diligencia.”
2) Se los puede comisionar para recepcionar audiencias en asuntos de jurisdicción voluntaria, y con acuerdo de partes (art. 18 C.P.C.C.).
ARTICULO 18 C.P.C.C. “Los jueces y presidentes de los tribunales o, en defecto de éstos, el vocal que corresponda, recibirá por sí las diligencias de prueba y presidirán todo acto en que deba intervenir la autoridad judicial. Esta suplencia tendrá lugar sin necesidad de decreto ni trámite alguno, por inasistencia o cualquier impedimento accidental del presidente, vocal o juez. Con acuerdo de partes, la recepción de audiencias podrá ser cometida al actuario, cuando tratare de asuntos de jurisdicción voluntaria.”
3) Autorizan diligencias y demás actuaciones judiciales que pasan ante ellos (arts. 32  y 49 C.P.C.C. y art. 174 inc. 4 L.O.P.J.).
ARTICULO 32 C.P.C.C. “Toda gestión ante los jueces debe hacerse por escrito, excepto la acusación de rebeldía, la reiteración de pedidos, interposición de recursos, solicitudes de entrega de documentos y de pronto despacho, manifestaciones de conformidad con pedidos contrarios y demás diligencias análogas que podrán hacerse verbalmente con nota en los autos, bajo la firma del actuario y del solicitante.”
ARTICULO 49 C.P.C.C. “Toda actuación judicial debe ser autorizada, so pena de nulidad, por el secretario o por el funcionario a quien corresponda dar fe o certificar el acto. Las ratificaciones, aceptaciones de cargo y otorgamiento de fianzas de personas no domiciliadas en el lugar del juicio podrán hacerse también ante escribano público o juez de paz, donde aquéllas tengan su residencia. Los secretarios con su sola firma proveerán los escritos de mero trámite. Igualmente, podrán firmar los oficios ordenados por el juez, con excepción de los que se dirijan a los poderes públicos y a los tribunales de igual o superior grado. El juez, de oficio o a pedido de parte, que podrá hacerse verbalmente o en diligencia, corregirá o revocará las providencias del secretario. Contra las que el juez confirme cabrá directamente el recurso de apelación cuando proceda.”
ARTICULO 174 L.O.P.J.: “Además de las funciones que les corresponden como fedatarios y conductores del procedimiento, en el carácter de jefes inmediatos de la oficina, les compete:… inc. 4°) Autorizar las diligencias y demás actuaciones que pasan ante ellos y darles debido cumplimiento en la parte que les concierne”
4)Deben cargar los escritos consignando el día y la hora de presentación, dejando constancia de los documentos acompañados. No se cargará escrito alguno sin el sellado correspondiente (arts. 52, 54 y 33 C.P.C.C. y art. 174 inc. 8° L.O.P.J.).
ARTICULO 52 C.P.C.C. “Salvo lo dispuesto en el artículo 33, es obligación del actuario anotar en cada escrito la fecha y la hora en que fuera presentado y ponerlo al despacho al día siguiente, o en el acto si fuese de carácter urgente o así lo pidiese el interesado. También deberá anotarse la fecha de esta diligencia. Si el actuario no fuese habido, el cargo podrá ser puesto por otro secretario o escribano de registro del lugar del juicio. El escrito con el cargo se devolverá al interesado si lo pidiese y deberá ser entregado indefectiblemente en la secretaría respectiva, durante las horas de audiencia del día inmediato, bajo pena de que el cargo no produzca efecto legal pasado dicho término; sin perjuicio de lo previsto en el último apartado del artículo 70. El actuario o funcionario que infrinja las prescripciones de este artículo incurrirá en falta grave.”
ARTICULO 54 C.P.C.C. “El actuario pondrá siempre el cargo correspondiente a los escritos firmados a ruego que se presenten sin el requisito de la autorización del interesado, teniéndose por no presentados si no se cumple esta formalidad dentro de dos días.”
ARTICULO 33 C.P.C.C. “No se cargará ni admitirá escrito alguno ni se practicará ninguna diligencia a pedido de parte sin el sellado correspondiente. Sólo podrá prescindirse de este requisito, con cargo de inmediata reposición, en los casos de urgencia y cuando por razones de horario u otra causa no funcionen las oficinas expendedoras de valores fiscales. Tampoco se proveerán escritos sin la indicación precisa de la representación que se ejerce, que no estén hechos a máquina, que contengan claros o cuyas firmas no estén suficientemente aclaradas. Si no se subsana el defecto dentro de los dos días de la intimación, se tendrá el escrito por no presentado y se procederá a su devolución sin más trámite ni recurso alguno.”
ARTICULO 174 L.O.P.J.: “Además de las funciones que les corresponden como fedatarios y conductores del procedimiento, en el carácter de jefes inmediatos de la oficina, les compete:… inc. 8°) cargar los escritos consignando fecha y hora de presentación dejando constancia de los documentos y efectos acompañados.”

5) Controlan que de todo escrito presentado en juicio, excepto los de mero trámite, así como de los documentos con que se instruya, se acompañen tantas copias como sean las partes con quienes litigue; en su defecto, debe dar cuenta al juez (art. 35 C.P.C.C).
ARTICULO 35 C.P.C.C. “De todo escrito presentado en juicio, excepto los de mero trámite, así como de los documentos con que se instruya, deberá el que los presente acompañar en papel simple y bajo su firma tantas copias cuantas sean las partes con quienes litigue. En su defecto, el actuario dará cuenta al juez, quién intimará que se subsane la omisión dentro de los dos días bajo apercibimiento de efectuarse el desglose y devolución del escrito sin más trámite ni recurso. La persona que presente en juicio documentos privados acompañará en papel común una copia firmada por su procurador o su abogado patrocinante, la que será agregada a los autos. El original quedará en poder del secretario para ser exhibido a los interesados cada vez que lo soliciten. Los litigantes podrán hacer extensiva esta reserva a toda clase de documentos, presentando la copia correspondiente para que obre en autos”.
6)  Reservan en Secretaría documentos (art. 35 C.P.C.C.).
7) Proceden al desglose de instrumentos públicos agregados al expediente (art. 36 C.P.C.C.), cuando así se solicite.
ARTICULO 36 C.P.C.C.: “Para que proceda el desglose de un instrumento público agregado al expediente, la parte que lo solicite deberá presentar copia del mismo, la que se pondrá en su lugar con la certificación del actuario. Cuando se tratare de escritura pública, excepto la de poder, bastará con que se deje constancia precisa del protocolo en que se encuentra.”
8) Autorizan poderes especiales para estar en juicio (arts. 41 C.P.C.C. y 174 inc. 20° L.O.P.J.).
ARTICULO 41 C.P.C.C. “La persona que se presente en juicio por un derecho que no sea propio, aunque le competa ejercerlo en virtud de representación legal, deberá acompañar a su primer escrito los documentos que acreditan el carácter que inviste. La representación en juicio será acreditada mediante escritura de mandato, otorgada ante escribano público o por poderes especiales que podrán autorizar los jueces de circuito o comunales o los secretarios de juzgados de primera instancia de distrito o de circuito. En los asuntos de competencia de la justicia de circuito o comunal, será bastante una carta poder otorgada por las partes, sin otro requisito que la autenticación de sus firmas por cualquier autoridad judicial. (Art. conforme Ley 12.281)”.
  ARTICULO 174 L.O.P.J.: “Además de las funciones que les corresponden como fedatarios y conductores del procedimiento, en el carácter de jefes inmediatos de la oficina, les compete:… inc. 20°) Autorizar poderes para pleitos y autenticar firmas.”
9) Informan por escrito en el expediente en los casos en que lo requiera el juez para el dictado de resolución o a pedido de alguna de las partes (art. 48 C.P.C.C).
ARTICULO 48 C.P.C.C. “En los casos en que para dictar resolución el juez requiera un informe previo o certificado, sea del actuario u otros secretarios, lo ordenará verbalmente y se expedirá por escrito en el expediente. Si fuera solicitado por alguna de las partes, el actuario lo expedirá a continuación del cargo.”
10) Aceptan cargos y otorgamiento de fianzas (art. 49 C.P.C.C).
11) Proveen escritos de mero trámite (art. 49 C.P.C.C. y art. 174 inc. 2° L.O.P.J.).
 ARTICULO 174 L.O.P.J.: “Además de las funciones que les  corresponden como fedatarios y conductores del procedimiento, en el carácter de jefes inmediatos de la oficina, les compete:… inc. 2°)  Decretar las providencias de trámite.”
12)Otorgan recibo de todo documento o escrito que se presente en juicio con indicación del día y hora de su presentación, cuando así se solicite (art. 51 C.P.C.C.).
ARTICULO 51 C.P.C.C. “El actuario dará al interesado, si lo solicitare, un recibo en papel común de todo documento o escrito que se presente en juicio con indicación del día y hora de su presentación.”
     13) Deben controlar y custodiar los expedientes, efectos y documentos que se le entreguen. Ordenar los expedientes, disponer su foliatura y cuidar que se encuentren en buen estado (arts. 56 y 57 C.P.C.C. y art. 174 incs. 5°, 6° y 7° L.O.P.J.).
ARTICULO 56 C.P.C.C. “Los autos originales podrán ser examinados por las partes, pero no por personas extrañas, salvo que justifiquen ante el actuario tener algún interés legítimo. Tampoco podrán ser sacados de la oficina sino entregados por el secretario bajo recibo, al abogado o al procurador, únicamente en los casos siguientes: 1ro. Para alegar de bien probado, informar, expresar o contestar agravios; 2do. Cuando se trate de operaciones de contabilidad y se invoque la necesidad de producir a ese respecto alguna actuación; 3ro. Cuando se trate de practicar cuentas de división y adjudicación de bienes; 4to. En los juicios de mensura, división de condominio y confusión de límites; 5to. En los demás casos que las leyes determinen. Igualmente, se entregarán las actuaciones a las Cajas Forenses, Dirección de Rentas, Registro General, peritos y escribanos al solo efecto de llenar su cometido. Los expedientes, en estos casos, podrán ser retirados de secretaría por los profesionales interesados. Si la ley no designa término a los fines precedentemente mencionados, lo fijará el juez sin recurso alguno. Cuando las actuaciones sean tramitadas sin intervención de abogado o procurador, la parte estará obligada a indicar uno de la matrícula para que reciba el expediente. En todos los casos se expresará en el recibo el registro del expediente en el Libro de Entradas y el número de fojas útiles que contenga; el nombre del funcionario o empleado que haya intervenido en su entrega, quien firmará juntamente con la persona que efectúe su recepción. Las firmas serán suficientemente aclaradas. Cuando los expedientes sean devueltos se dejará constancia, por el actuario u otro empleado del juzgado. El secretario o empleado que entregue un expediente en contravención con lo dispuesto en este artículo incurrirá en falta grave. Si además, lo hubiere entregado sin recibo o a persona extraña o no autorizada legalmente se hará pasible de remoción, según lo establecido por la Ley Orgánica.”
ARTICULO 57 C.P.C.C. “Si vencido el término por el cual se entregó el expediente, según la constancia que deberá contener el recibo, no se lo devolviere se incurrirá en multa de cuatro días multa por cada día de retardo, sin que ello obste a que el secretario o empleado designado para la diligencia exija la devolución. Si al día siguiente tampoco se devolviere, el juez o tribunal podrá decretar, aun sin petición de parte, además de hacer efectiva la multa, el arresto del culpable, poniéndolo, junto con los antecedentes, a disposición de la justicia criminal. Si el expediente se encontrare en poder de un tercero, el mandamiento será dirigido contra éste, bajo las mismas responsabilidades, sin perjuicio de las que incumban al que los recibió del actuario.”
14) Llevan el Libro de asistencia de los profesionales y practican las notificaciones personales (arts. 60 y 61 C.P.C.C.).
ARTICULO 60 C.P.C.C. “Cuando el litigante concurra a secretaría, las notificaciones se practicarán personalmente por el actuario o el empleado que el juez debe designar en el primer decreto; dejándose nota bajo la firma de éste y del notificado a menos que se negare o no pudiere firmar. Las notificaciones podrán también ser practicadas por otros funcionarios o empleados judiciales, en la forma que establezca el Superior Tribunal de Justicia.”
ARTICULO 61 C.P.C.C. “Toda providencia para la que este Código no disponga otra cosa quedará notificada el primer martes o viernes posterior a su fecha o el día siguiente hábil, en caso de no serlo aquél, si el interesado no concurriere a secretaría y dejare prueba de su asistencia firmando el libro que al efecto deberá llevar personalmente el secretario. Este no permitirá la firma del libro al litigante que tenga notificaciones pendientes, bajo pena de cuatro días multa por cada infracción, aplicable de oficio. El juez podrá, por circunstancias especiales, designar otros días en reemplazo de los señalados en este artículo.”
15) Suscriben cédulas de notificaciones y pueden autorizar que en los mismos casos de notificación por cédula, a excepción de los traslados, dicho acto se practique por telegrama colacionado (arts. 63, 65, 66 y 67 C.P.C.C).
ARTICULO 63 C.P.C.C. “Las cédulas se redactarán en doble ejemplar, y contendrán una transcripción de la providencia o de la parte resolutiva si se tratare de auto o sentencia, la indicación del tribunal, asunto, nombre y domicilio del notificado, la fecha y la firma del actuario. Este o el empleado notificador entregarán un ejemplar al litigante, a persona de la casa prefiriendo la más caracterizada o un vecino que se encargue de hacer la entrega o lo fijará, en defecto de aquéllos, en una de la puertas, si fuera posible de las interiores, dejando nota en ella y bajo su firma del día y de la hora de entrega. El otro ejemplar se agregará a los autos con la debida nota de lo actuado, lugar, día y hora de la diligencia y las firmas del notificador y del que recibió la cédula, a menos que se negare o no pudiere firmar.”
ARTICULO 65 C.P.C.C. “En los mismos casos de notificación por cédula, a excepción de los traslados, la parte interesada en ella puede solicitar verbalmente al secretario que se practique por telegrama colacionado o recomendado, que se hará en duplicado y contendrá lo esencial de las enunciaciones a que se refiere el artículo 63. La expedición la realizará el secretario o empleado notificador, que agregará el duplicado a los autos, bajo su firma. El informe o el recibo oficial de la entrega en el domicilio establece la fecha de la notificación. El gasto será adelantado por la parte interesada.”
ARTICULO 66 C.P.C.C. “En todos los casos de notificación por cédula, podrá ésta reemplazarse a pedido verbal del interesado, por carta certificada con acuse de recibo. Contendrá las mismas enunciaciones que aquélla, se hará por duplicado y en forma que permita su cierre y remisión sin sobre. Un ejemplar se entregará a Correos y Telecomunicaciones para su expedición y otro se agregará al expediente, con nota que firmará el abogado o procurador actuante o en su defecto el secretario, certificando haberse expedido por Correos y Telecomunicaciones una pieza del mismo tenor. El acuse de recibo se agregará también a los autos y determinará la fecha de la notificación. No se dará curso a ningún reclamo si no se presenta la pieza entregada según el aviso de recibo. El gasto que demande el despacho de estas notificaciones será provisto por el interesado y formará parte de las costas del proceso. No se autorizarán notificaciones por Correos y Telecomunicaciones si quien la solicite no acredita estar notificado él o la parte que representa o patrocina del decreto o resolución respectiva. Cuando las notificaciones por Correos y Telecomunicaciones sean recibidas en días u horas inhábiles, el plazo correspondiente empezará a correr desde la cero hora del primer día hábil inmediato a la fecha de su recepción.”
 ARTICULO 67 C.P.C.C. “Las notificaciones por edictos se harán en el Boletín Oficial. Los edictos serán redactados con los mismos requisitos de las cédulas, en forma sintética, reemplazando la transcripción de la providencia por una enunciación abreviada de su parte esencial. Las notificaciones que se practiquen por edictos, deberán ser fijadas en un espacio especial habilitado a tales efectos dentro del Tribunal, conforme lo determine la Corte Suprema de Justicia. (Modificado por: Ley 11.287 de Santa Fe Art.1).”
16) Deben llevar el Protocolo de Autos y Sentencias, los que se archivan cronológicamente, foliado y rubricado por el secretario (art. 107 C.P.C.C.).
ARTICULO 107 C.P.C.C. “Las sentencias y resoluciones interlocutarias así como los acuerdos se redactarán a máquina y se archivarán cronológicamente en un libro de hojas móviles, que llevará el secretario, foliado y rubricado. Una copia será agregada a los autos, con las mismas firmas autógrafas del original.”
17) Deben llevar un Libro de pase a estudio de todos aquellos expedientes que se entreguen a los magistrados para resolución o estudio (art. 122 C.P.C.C.).
ARTICULO 122 C.P.C.C. “Los secretarios llevarán un libro o legajo
donde los magistrados y conjueces deberán dejar constancia firmada de todo expediente que aquéllos les entregue para  resolución o estudio. Se expresará la fecha en que comiencen a correr los plazos respectivos, registro del expediente y fojas que contenga. Dictada la resolución o sentencia o producido el estudio, se dejará constancia de ello en el mismo libro y con iguales requisitos. El secretario que no lleve este
libro o legajo o no registre en él las anotaciones que se
mencionan incurrirá en falta grave.”
18) Deben formar cuadernos de prueba y podrán –a pedido de los litigantes- cotejar cualquier documento público (arts. 150 y 170 C.P.C.C.). Deben agregar a los autos las pruebas que se hubieren producido (art. 406 C.P.C.C.).
ARTICULO 150 C.P.C.C. “El actuario formará piezas separadas de las pruebas de cada uno de los interesados; vencido el término, las agregará a los autos y la causa seguirá según su curso, sin esperar el resultado de las diligencias probatorias; pero si ellas vinieran o se produjeran antes de la sentencia serán tomadas en consideración.”
ARTICULO 170 C.P.C.C. “Los litigantes podrán pedir el cotejo, a su costa, de cualquier copia de documento público que creyeran inexacta, aun de aquéllas que hubieran podido ser expedidas sin necesidad de citación. El cotejo se hará por el actuario en el lugar en que se halle el original y en presencia de las partes que asistieren, a cuyo efecto se les notificará por cédula el día y hora en que haya de verificarse.”
ARTICULO 406 C.P.C.C. “Vencido el término de prueba, el actuario agregará a los autos la que se hubiera producido, certificando esta diligencia. El juez decretará traslado a cada litigante por quince días para alegar de bien probado, sin que ninguno de ellos pueda imponerse del alegato del adversario.”

19) Deben dar cuenta al Tribunal si ha transcurrido el término legal previsto para que proceda la declaración de la caducidad del proceso (art. 233 C.P.C.C.).
ARTICULO 233 C.P.C.C. “Es obligación del secretario dar cuenta al tribunal luego que transcurra el término señalado. Este, previa vista fiscal, tendrá por extinguido el proceso. Los litigantes podrán también pedir la declaración de caducidad por vía de acción o de excepción antes de consentir ningún trámite del procedimiento. En el caso del primer apartado, procederán los recursos de reposición y apelación en subsidio si el auto fuera de primera instancia, y sólo de reposición si fuera de segunda. Cuando sea alegada por una de las partes, el tribunal oirá a la contraria y al fiscal, mediante vistas por tres días, y pocederá a resolver.”
20) Deben dar, en el mismo día, las copias que le sean requeridas a los fines de interponer recurso de queja (art. 357 C.P.C.C.).
ARTICULO 357 C.P.C.C. “El actuario dará al recurrente las copias el mismo día que le notifique la denegación, pudiendo expedirlas en papel común, con cargo de reposición oportuna. En caso de no darse las copias, el apelante cumplirá con presentarse ante el superior dentro del término debido, interponiendo la queja y dando cuenta de la falta del actuario.”
21) Deben entregar en el día la orden de embargo al Oficial de Justicia y llevar un protocolo de copias de los mandamientos diligenciados, en orden cronológico, foliado y con un índice alfabético (arts. 459, 462 y 463 C.P.C.C.).

ARTICULO 459 C.P.C.C. “El mandamiento de embargo será entregado en el día por el secretario al oficial de justicia, y contendrá la orden de allanamiento de domicilio y autorización para solicitar la fuerza pública en caso necesario.”
ARTICULO 462 C.P.C.C. “Si se embargasen bienes existentes en poder de terceros o créditos del ejecutado, el oficial de justicia o el actuario notificará el embargo en el mismo a los tenedores de los bienes o a los que deban hacer el pago, bajo la misma sanción del artículo 460. En el primer caso, si el tercero negase la propiedad atribuida al deudor, el embargo sólo podrá trabarse bajo fianza y con carácter de preventivo a los efectos de la acción que el embargante prometa entablar contra él.”
ARTICULO 463 C.P.C.C. “El oficial de justicia levantará, por duplicado, acta de cuanto actúe, que firmará con el depositario. También podrán suscribirla el acreedor y el deudor. El segundo ejemplar quedará archivado en secretaría, en un registro que deberá llevar el actuario por orden cronológico numerado en todas sus hojas y con un índice alfabético de acuerdo con el apellido y nombre del actor.”
22) Presiden el acto de subasta, debiendo asegurar el normal desarrollo del mismo (arts. 493 y 495 C.P.C.C.). Las mismas se desarrollan en horario vespertino (Ac. N° 10, pto. 3, del 14/3/2000 y Ac. N° 23, pto. 2, del 7/6/2000 de la C.S.J.S.F.).
ARTICULO 493 C.P.C.C. “Todo remate judicial se efectuará, bajo pena de nulidad, ante el actuario o juez de paz que se designe y en el lugar en que se encuentren los bienes. Sin embargo, el juez podrá disponer que se realice en otro sitio si hubiere alguna razón que lo justifique. El secretario o juez de paz, en su caso, presidirá el acto y tendrá las facultades necesarias para asegurar el normal desarrollo del mismo.”
ARTICULO 495 C.P.C.C. “Antes de verificado el remate, podrá el ejecutado o un tercero por cuenta de éste liberar los bienes pagando el capital, intereses y costas. Si el pago se efectuara en el acto del remate, el secretario o el juez de paz apreciará provisoriamente la suficiencia de aquél y suspenderá en su caso la subasta.”
23) Deben prestar fianza real o personal a fin de asegurar su responsabilidad emergente del desempeño en el cargo (art. 173 L.O.P.J.).
ARTICULO 173 L.O.P.J. “Al ser investidos del cargo, prestan fianza real o personal por la suma equivalente a cincuenta unidades jus a fin de asegurar su responsabilidad emergente del desempeño del cargo. Esta fianza no caduca.”
 24) La Ley Orgánica del Poder Judicial de la Provincia de Santa Fe N° 10.160 expresamente dispone cuáles son las atribuciones y deberes de los secretarios, como así también la responsabilidad en que incurren en caso de incumplimiento de los mismos, más allá de sus funciones como fedatarios y conductores del procedimiento.

ARTICULO 174 L.O.P.J.- Además de las funciones que les corresponden como fedatarios y conductores del procedimiento, en el carácter de jefes inmediatos de la oficina, les compete:
  1) poner tempestivamente al despacho judicial los escritos presentados, debidamente controlados bajo su firma;
  2) decretar las providencias de trámite;
  3) colaborar activamente con el juez en el dictado de otras providencias;
  4) autorizar las diligencias y demás actuaciones que pasan ante ellos y darles debido cumplimiento en la parte que les concierne;
  5) ordenar los expedientes, disponer su foliatura y cuidar que se mantengan en buen estado; cada doscientas fojas deben formar otro cuerpo, salvo los casos en que tal límite obligue a dividir escritos o documentos que constituyen una sola pieza;
  6) controlar los expedientes, efectos y documentos que se les entregan;
  7) custodiar los expedientes, efectos y documentos que se les entregan;
  8) cargar los escritos consignando fecha y hora de presentación dejando constancia de los documentos y efectos acompañados;
  9) impartir las órdenes necesarias tendientes a la ejecución de las tareas propias de la secretaría y vigilar que el personal a su cargo cumpla con prontitud y eficiencia los trabajos asignados y demás deberes que les son inherentes; a tal fin, ejercen el poder disciplinario de su competencia sin perjuicio de la superintendencia del titular del tribunal;
  10) remitir al Archivo del Poder Judicial, en los cinco primeros meses de cada año, los expedientes, protocolos, libros y documentos, acompañados de los respectivos índices;
 11) exigir, sin excepción, recibo de todo expediente que personalmente entregan en los casos autorizados en la ley;
  12) elevar anualmente al juez un informe relativo al desempeño del personal de la secretaría;
  13) remitir las estadísticas e informes que les sean solicitados;
  14) llevar los protocolos de sentencias y de resoluciones, registros de fianzas, mandamientos diligenciados y copias de actas de subastas. Todo, por orden numérico y cronológico, con los índices respectivos;
  15) cumplir el horario de oficina y asistir a ella el tiempo necesario para dar cumplimiento a sus deberes y tener al día la tarea que les incumbe;
  16) agregar documentos y escritos a los expedientes, en forma tal que sean legibles en su totalidad;
  17) supervisar el funcionamiento de la mesa de movimiento de expedientes, cuyo encargado es responsable directo y originario de los trámites que allí se cumplen. A tal fin, él tiene la facultad de autorizar los actos procesales inherentes a su tarea;
  18) firmar las comunicaciones, certificaciones, copias y otras piezas análogas, estampando además en cada foja media firma y el sello de tinta correspondiente a quien los expide;
  19) conservar por dos años las copias de escritos y comunicaciones y por diez las actas de fianza, copias de mandamientos diligenciados y actas de remate; cumplido el plazo respectivo, proceden a su destrucción levantando acta;
  20) autorizar poderes para pleitos y autenticar firmas.
 
ARTICULO 175 L.O.P.J.- Sin perjuicio de lo dispuesto en el Artículo anterior, a los secretarios del fuero penal les compete:
  1) llevar un registro de detenidos a disposición del tribunal, donde se anotan los datos concernientes a: fecha de detención, lugar de alojamiento, cómputo de la condena, en su caso, y todo otro dato de interés para establecer en cualquier momento el estado de la causa, y constancias de las comunicaciones libradas a la autoridad administrativa referentes al detenido con el correspondiente aviso de recepción;
  2) efectuar las comunicaciones previstas en la Ley 11.752;
  3) llevar el control de las órdenes de allanamiento expedidas, reservando toda la documentación por el plazo de un año;
   4) comunicar de inmediato las resoluciones que conceden excarcelaciones y las fianzas respectivas;
  5) agregar los partes policiales a los sumarios.
  
ARTICULO 176 L.O.P.J.- Sin perjuicio de lo dispuesto en los Artículos anteriores, al secretario social del fuero de menores le compete:
  1) coordinar la tarea que se le derive conforme a lo que establece el Artículo 23 del  Código Procesal de Menores;
 2) Llevar el registro de lugares públicos, privados o mixtos que alberguen a menores. Constarán en él las características del lugar, de los menores y cualquier otro dato que resulte de interés;
  3) organizar en el turno correspondiente el fichero archivo único donde estén  inscriptos todos los menores que tengan causas iniciadas;
  4) designar a los delegados que intervendrán en las medidas tutelares, coordinando la tarea de acuerdo al reglamento dictado a tal fin.
 
ARTICULO 177 L.O.P.J.- El incumplimiento de los deberes impuestos en este Título los hace directa y civilmente responsables por los daños que se originan. Sin perjuicio de su responsabilidad penal, pueden ser corregidos disciplinariamente por los respectivos superiores; la reincidencia es considerada falta grave a los efectos de la destitución.
 
25) Los secretarios de las Cámaras de Apelación quedan facultados para autenticar instrumentos públicos y documentos con sellos de agua provistos por la Secretaría de Justicia de la Nación (Acordada N° 90 del 31/7/1980, pto. 7, de la C.S.J.S.F.).
26) Deben comunicar mensualmente a la Corte Suprema de Justicia las salidas transitorias del personal de su dependencia (Acta N° 38 del 21/3/1984, pto. 5.3 a) de la C.S.J.S.F.)
27) Deben controlar el cumplimiento de los impuestos de sellos (arts. 241 y 243 Código Fiscal).
ARTÍCULO 241 CODIGO FISCAL. “El actuario deberá confeccionar en el respectivo expediente en todos los casos y sin mandato judicial ni petición de parte, una liquidación de la tasa proporcional de justicia, sellado, estampillas profesionales y demás gravámenes creados por esta ley que se adeudaren en el expediente. La liquidación será puesta de manifiesto en la oficina por el término perentorio e improrrogable de tres días, pasado el cual el juez la aprobará de oficio o reformará si fue bien observada por las partes durante el manifiesto. El auto mandará intimar al deudor el pago dentro de cuarenta y ocho horas bajo apercibimiento de que si no paga sufrirá ipso facto una multa del décuplo.”
ARTICULO 243 CODIGO FISCAL. “En los casos del art. 241 el actuario deberá expedir testimonio de la planilla aprobada y constancias de las multas en que haya incurrido el deudor por falta de pago, todo lo cual remitirá dentro del tercer día a la Administración Provincial de Impuestos o a sus oficinas en la jurisdicción del Juzgado para que confeccione el título para el apremio que prescribe este código. El incumplimiento de esta obligación convierte al actuario en deudor solidario”.
28) Tienen a su cargo el contralor del pago del impuesto del I.V.A. en los expedientes donde se lleven a cabo remates judiciales, antes del auto de aprobación de las subastas (Acordada N° 127 del 1/8/1991, pto. 1 de la C.S.J.S.F.).
29) La estadística del art. 174 inc. 3° de la L.O.P.J. debe remitirse dentro del plazo de 10 días corridos contados a partir del primero de febrero de cada año (Acordada N° 142 del 7/12/1978, pto. 27, de la C.S.J.S.F.).
30) Deben exhibir la lista de expedientes a estudio –art. 122 C.P.C.C.- (Ac. N° 52, pto. 11, del 11/8/1992).
30) Son responsables de la custodia de los sellos, libros, etc. que se encuentren en su dependencia judicial (Ac. N° 175 del 11/12/1991, pto. 17, de la C.S.J.S.F.).
31) Deben comunicar las declaraciones de quiebra o aperturas de concursos al Registro Público de Comercio y al Registro de Procesos Universales.
ARTICULO 7 LEY 8100. Le corresponde inscribir la iniciación de todos los procesos concursales o pedidos de quiebra que se inicien en los
Tribunales de la respectiva competencia territorial, como así
también las resoluciones y actos que se mencionan en el Artículo 9,
organizando a tal efecto el Encargado un sistema de conservación,
ordenación y fichaje. 
 

ARTICULO 8 LEY 8100. Dentro de los tres a diez días de iniciado un
proceso concursal o pedido de quiebra, según este radique en la
sede de registro o fuera de ella, el Secretario del Tribunal
respectivo comunicará en el formulario que reglamente la Corte
Suprema de Justicia la iniciación del proceso. El Registro
archivará el original y remitirá al Juzgado oficiante la copia, con
acreditación de los antecedentes que existieren, y constancia de
haberse efectuado la anotación respectiva.

ARTICULO 9 LEY 8100. El Secretario de la causa comunicará al Registro las declaraciones de concurso, con expresión de los datos de los concursados y, en su caso, de sus administradores y socios
ilimitadamente responsables, así como la resolución que declara el
desistimiento, cesación o clausura, califica la conducta, dispone
las rehabilitaciones o cualquier circunstancia relativa a
constancias registradas, a la finalización del trámite o a la
radicación definitiva de la causa. La comunicación la efectuará el Secretario mediante oficio en original y copia dirigido al encargado del Registro. El original será devuelto por éste con la anotación respectiva y agregado a los autos. 


32) Asisten al turno de la Oficina de Certificaciones Vespertino (Ac. 52, pto. 7, del 13/12/2000).
33) Deben comunicar al Registro de Procesos Universales las declaratorias de herederos, autos de reputación y declaración de vacancia.
ARTICULO 6 LEY 8100. El Secretario de la causa comunicará al Registro las declaratorias de herederos, autos de reputación y declaración de vacancia, cambio de profesional actuante, profesionales que se incorporan al proceso con posterioridad a su iniciación y autos
rectificatorios de los autos de identidad del causante.
La comunicación la hará el Secretario mediante oficio que entregará
al interesado para su exhibición ante el Registro, donde se
practicarán las pertinentes anotaciones de los asientos originales.
El oficio, con la debida constancia del Encargado, se devolverá por
el interesado al Secretario de la causa para su agregación al
respectivo expediente. Los jueces no ordenarán inscripción de declaratoria, transferencia de dominio o inscripción de cuentas particionarias, mientras no se hayan cumplimentado las referidas comunicaciones.


34) Deben, dentro de las 24 hs. de dictado el auto de quiebra, publicar edictos para hacer conocer el estado falencial del deudor (art. 89 Ley 24.522).
35) Intervienen los libros contables del deudor (art. 14 inc. 5° Ley 24.522).
 

COLOFON:
Debemos señalar que el secretario se desempeña como colaborador directo del juez y debe afrontar con éxito la labor diaria de un juzgado, conforme a las pautas establecidas en las normas legales y por los propios magistrados. Reviste, así, un rol de importancia decisiva, debiendo contar con la capacidad necesaria para atender tanto a lo urgente como a lo importante.
Cabe recalcar, como ya se desarrolló, que el secretario, obligatoriamente y conforme el art. 173 de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Provincia de Santa Fe, debe prestar fianza para asegurar la responsabilidad emergente del ejercicio de su cargo. En este sentido, tal responsabilidad es directa y personal, tanto desde el punto de vista civil, administrativo como penalmente, pudiendo encuadrar el incumplimiento de sus innumerables obligaciones, en una causal de destitución. Mas aún, la normativa fiscal provincial lo responsabiliza en forma solidaria con las partes y el juez, calificándolo como deudor, comprometiendo su patrimonio ante la falta de pago de los impuestos de sellos.
Así, la circunstancia de que se vean privados de la garantía constitucional de inamovilidad en el cargo y de intangibilidad del salario es una cuestión que prontamente merece reverse y defenderse.


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